為提高管理，對辦公用品和辦公設備維修的流程標準進行規(guī)范，既保證辦公用品及時按需發(fā)放到位，又避免浪費，降低辦公費用，特制定本規(guī)定。
1.物業(yè)部負責辦公用品采購、發(fā)放，辦公設備維修，硒鼓的管理。
2.適用范圍：天津地區(qū)各部門（中心）。
3.辦公用品發(fā)放流程及規(guī)定
3.1責任人：各部門助理為本部門辦公用品領(lǐng)取責任人（如資產(chǎn)管控中心下屬部門較多則可以自行推選辦公用品領(lǐng)取責任人），其他人領(lǐng)取物業(yè)部不予發(fā)放。
3.2每月的10日-15日為辦公用品發(fā)放日，責任人需要統(tǒng)計本部門本月辦公用品的使用量，根據(jù)需要進行領(lǐng)取。
3.4辦公用品分為消耗品及耐用品
3.4.1消耗品即一次性物品，如：水筆、鉛筆、膠水、橡皮、膠帶、各類筆芯、墨水、大頭針、曲別針、印油、訂書釘、筆記本、復寫紙、信紙、標簽、便條、橡皮擦、圓珠筆、簽字筆、白板筆、修正液、修正帶、打印紙、入庫單、出庫單、文件袋、檔案袋、現(xiàn)金憑單、電池、皮筋等，每月領(lǐng)用一次，未按照規(guī)定時間領(lǐng)取的費用責任人自行承擔。
3.4.2耐用品：鼠標、鍵盤、計算器、訂書器、剪刀、文件筐等隨時損壞隨時領(lǐng)取。
3.5各部門所需日常辦公文具由物業(yè)部統(tǒng)一計劃購買，凡未經(jīng)上級批準而私自采購的一律不予報銷。
3.6每月15日物業(yè)部與財務部人員一起進行盤點，盤點核對后物業(yè)部提交財務部盤點表。
3.7物業(yè)倉庫盤點盤虧范圍為200元以下包括200元，單件盤虧不允許超出50元，如超出此標準所有損失由責任人承擔。
3.8物業(yè)部對于各部門反映質(zhì)量不好的物品及時更換，如更換不到位當事責任人成長10元/次。
3.9新員工入職后各責任人到物業(yè)部領(lǐng)取所需物品。
3.10員工離職時把辦公用品上交至助理處，助理進行保管。
4.印刷品
4.1物業(yè)部負責聯(lián)系印刷，印刷后各部門自行保管。
4.2如責任人保管不到位造成丟失或因表單出現(xiàn)問題造成的損失由責任人承擔。
5.打?。◤陀。┘埞芾?/span>
5.1公司打?。◤陀。┘埌凑招枨罅窟M行分配。
5.2打?。◤陀〖垼┒~為日常使用數(shù)額，如遇公司行為（如公開競聘材料的整理、員工培訓講義的印制、公司大規(guī)模文件的發(fā)放、車務驗車手續(xù)的復印等），需大量使用打印（復?。┘埖?，打印紙不夠用時由部門助理提出申請領(lǐng)導同意后物業(yè)部給予發(fā)放。
5.2為節(jié)約費用、降低成本，打?。◤陀。┘埲绻挥绊懶Ч?、不涉及泄密的情況下，原則上要求雙面使用。
5.3如果按定額不能滿足日常工作需要，則可擬寫呈報由相關(guān)部門審批，審批通過后物業(yè)部予以發(fā)放。
6.辦公設備維修流程及標準
6.1物業(yè)部專員負責聯(lián)系辦公設備的維修工作，各部門提出需求后第一時間通知維修方，如因溝通不及時造成未及時維修的，記責任人初級成長一次。
6.2物業(yè)部專員負責建立辦公設備維修保養(yǎng)臺賬，總裁辦人員每月15日負責抽查（如遇節(jié)假日可以順延），如未建立記責任人初級成長一次。
6.3物業(yè)部為各部門備用電腦（最多兩臺），保證電腦能正常使用，如不能正常使用影響工作的，記責任人初級成長一次。
6.4物業(yè)部負責與維修方商定辦公設備的保養(yǎng)周期（保證在合理的保養(yǎng)時間內(nèi)），硬件除塵每年一次（物業(yè)部登記），軟件的保養(yǎng)（殺毒、垃圾軟件的清理等）由當事人自行處理，保養(yǎng)前需與物業(yè)部相關(guān)責任人溝通協(xié)調(diào)保養(yǎng)時間，避免因溝通不到位造成設備不能正常運行，如當事人不允許保養(yǎng)出現(xiàn)的問題由當事人自行承擔，若物業(yè)部保養(yǎng)不到位造成影響的，記相關(guān)責任人初級成長一次。
6.5各部門配置電腦人員需要每天把電腦內(nèi)數(shù)據(jù)備份（財務部裝金蝶軟件人員除外），如出現(xiàn)電腦無法正常開啟或經(jīng)過檢查是由于硬件問題的，可以使用物業(yè)部備用電腦，電腦維修結(jié)束后把電腦歸還物業(yè)部，如使用中電腦產(chǎn)生費用由使用部門承擔。
6.6財務部出納人員需另外選擇一臺電腦安裝日常所需的軟件（銀行），避免因電腦故障影響正常工作。
6.7物業(yè)部購買無線網(wǎng)卡作為備用（備用1個），保證卡內(nèi)有費用，如網(wǎng)絡出現(xiàn)問題不能上網(wǎng)時到物業(yè)部領(lǐng)取網(wǎng)卡，物業(yè)部需第一時間聯(lián)系維修方進行解決，如因溝通不及時出現(xiàn)問題的，記相關(guān)責任人初級成長一次。
6.8公共場所設備維修保養(yǎng)責任人為物業(yè)部專員，與維修方溝通對公共場所設備（音響、投影儀、幕布、電腦、無線話筒等）每周進行保養(yǎng)維修，物業(yè)部負責記錄，并檢查設備是否能正常使用，如未進行檢查或因保養(yǎng)不到位出現(xiàn)問題的，記相關(guān)責任人初級成長一次。
6.9各部門組織會議如需使用設備的，需提前一天與物業(yè)部人員一同對設備進行測試，出現(xiàn)問題第一時間進行維修，如未提前測試造成會議不能正常召開的，記相關(guān)責任人初級成長一次。
6.10如各部門使用設備（公共場所）時，若設備出現(xiàn)問題，需第一時間通知物業(yè)專員，如未通知且影響下一個活動（會議）的正常召開，相關(guān)責任人參照《會議管理辦法》處理，如通知物業(yè)部專員且未解決的，相關(guān)責任人同樣參照《會議管理辦法》處理。
6.11維修結(jié)束后各部門需要在單據(jù)上簽字確認（個人資產(chǎn)有使用人簽字，如是公用資產(chǎn)部門主管簽字），公共場所設備維修物業(yè)部簽字。
6.12維修方每月20日進行結(jié)賬，如單據(jù)未簽字不予結(jié)賬。
7.耗材（墨盒、打印機粉等）管理
7.1各部門打印機（復印機、傳真機）指定專人負責，打印機出現(xiàn)問題應第一時間通知物業(yè)部專員（物業(yè)部需要與各部門溝通責任人簽字確認），如責任人變更需要通知物業(yè)部。
7.2各部門打印機除使用的硒鼓外需要備用1個硒鼓，由責任人負責保管。
7.3物業(yè)部專員負責打印機硒鼓的備貨，必須保證發(fā)放給各辦公室打印機責任人2個硒鼓（包括安裝在打印機里面的）。
7.4物業(yè)部專員負責定期（與維修方溝通時間）檢查硒鼓是否需要加粉，且保證不因加粉不及時造成不能正常使用的情況，記相關(guān)責任人初級成長一次。
7.5加粉方負責硒鼓加粉次數(shù)的記錄工作（每個硒鼓上面貼簽記錄加粉次數(shù)），根據(jù)硒鼓的型號確定加粉的次數(shù)，并根據(jù)正常加粉次數(shù)記錄加粉次數(shù)，避免因超出正常加粉次數(shù)后產(chǎn)生費用且不能繼續(xù)使用的情況發(fā)生。
7.6如加粉次數(shù)在正常次數(shù)內(nèi)且打印效果不佳的，物業(yè)部與加粉方溝通，如是質(zhì)量或零件問題及時維修。
7.7如打印機出現(xiàn)問題且不能第一時間維修好的，部門人員自行解決打印問題。
7.8維修后由打印機責任人簽字確認。
7.9三號門硒鼓加粉需要拿到物業(yè)部進行加粉，物業(yè)部專員需保證三號門打印機硒鼓有備貨，如無備貨影響使用的，記相關(guān)責任人初級成長一次。
7.10維修方每月20日進行結(jié)賬，如單據(jù)未簽字不予結(jié)賬。
7.11每月20日前物業(yè)部提供財務部維修明細。
